我曾有幸听过IBM的前首席执行官Lou Gerstner的讲话。他说的一句话深深地印在我脑海之中:“不要让别人掌控你的时间安排。”这句话言简意赅,却是点睛之语。

多年以来,只要我违背了这条建议,我就会变得无比沮丧,工作效率低下。我渐渐地发现,合理计划并遵循日常流程会极大地改观我的感受和工作成果。以下是一些帮助我执行日程安排的方法,可能对你也有一定帮助。

1. 制定一个日常流程

不管你在做什么项目,先制定一个日常流程。把具体活动的时间板块化,并坚持执行计划。把你的时间划分成不同板块,然后将各项活动归入这些板块里。不做任何不在计划之中的事。如果想要一些自由时间、锻炼时间或阅读TechCrunch最新讯息的时间,请把它们排进日程。

你的日程在一年之中可能会有改变,但不管任何时候,你都最好有个计划。比如,你准备开一家公司,需要拓展客户、进行编码、招聘人才,那就要对待办事项进行排序,并将它们都排进日程。

下图是一个我用来阐释这篇文章理念的日程图模板。

2. 将会议与通话规划到时间板块中

你可以将会议与通话规划到时间板块中。比如,如果你需要经常外出开会,那就每周安排一至两天来开会,并只在这几天外出开会。办公室的会议也适用于这一原则。这样,你不仅为会议挤出了大量时间,还挤出了其他的时间好让你集中精力做重要的工作。同理,你也可以把通话紧凑地安排到一起。

3. 根据会议类型优化时间组合

现在我自己很推崇30分钟室内会议及10分钟通话。我认为与人初次联系或向他人提一些小建议时,最好的方法就是进行10分钟通话。

如果你不希望仅止于通话,而希望能进行面谈的话,你也可以用Google Hangout或Skype进行视讯。10分钟通话之所以有效,是因为它能让人们省掉无用的寒暄,直奔主题。试一试吧,如果你全神贯注的话,10分钟实际上很长。我更愿意周五在家办公时进行10分钟通话。

我不喜欢参加介绍性质的咖啡会议、午餐或晚餐,反而更愿意与熟人一同喝咖啡吃晚饭,因为这样既高效又有趣。但对于初识者,10分钟通话或是30分钟的室内会议可能要更富成效。

以下是几种你可能想要尝试的会议形式:

30分钟的室内会议,方便彼此熟悉、跟进进展;

45分钟的室外会议,包括15分钟乘车时间;

10分钟的通话,可以给他人提出有效建议;

每天进行15分钟的例会,这对创业者或工程团队来说很实用;

每周进行30分钟员工会议。

不管开什么会议,你都可以根据你自己的时间表,将它们分组放入时间板块中。如果你认为哪一种会议需要延长或缩短时间,那就对该板块进行相应地调整。

4. 使用Appointment Slots

Google日历上推出了一个新功能,叫做Appointment Slots。你可以在上面预约一段时间,然后将其分割成块。例如,预约3小时的户外会议,然后将其分成3份 – 每次1小时。或者,预约1小时的通话时间,并将其分割成6次,每次10分钟。还有其他一些诸如doodle之类的小工具,也能做到这一点。

接下来是为不同的时间块创建bit.ly链接。你可以为你的户外会议、30分钟室内会议、10分钟通话分别创建链接,将这些链接分享给他人,方便他们跟你预约时间 。我已经和TechStars的合作企业试验过,结果出奇有效,为我们节省了不少邮件往来的时间。

很多人可能不习惯共享时间表这个功能,因为他们觉得侵犯了个人隐私。我个人并不这么看。如果你不习惯,可以使用私人Appointment Slots,单独设置会议时间。

顺便说一句,如果你想约某人见面,请务必确定好具体的时间,如周二下午4:30、下午5:00、周三上午11点或周五下午4:30等等。

David Tisch也谈过相关话题。

5.设置e-mail免打扰时段

这是最重要的一点,如果你不会合理使用e-mail,它就会严重影响你的个人生活。合理使用e-mail意味着不要花太多时间在上面,你可以每天腾出固定的时间段来专门收发邮件。这非常重要,所以我特意写了一篇文章教你如何管理邮件。读一读,你会受益匪浅。

6.合理安排锻炼和亲子时间

不管你如何安排,请务必将其落实到你的日程安排表中,很多人都容易忽视这一点。 我的导师兼朋友Nicole Glaros女士,她把自己每天的时间都安排得井井有条,上午十点前是私人时间,她通常都会出门健身,除非天气不好。

因工作原因没有时间锻炼的时候,我就有些负罪感,但我都会尽力保证锻炼时间,大概一周四次。不然,我就无法保证在长达13周的Techstars NYC项目中保持充沛的精力并高效地工作。
亲子时间同理。如果你跟我一样是个工作狂,除非你提前预留出时间、学会及时从工作中抽身,否则你就不会有时间陪家人 。我的许多同行都就这个问题发表过看法,其中我比较赞同Brad Feld的观点。

7.行动起来

当我回首过去的这一天,我会想我的时间都花在哪儿了,我要怎么做才能变得更有效率。我以前在GetGlue工作的时候,有助理帮我安排时间,她在这方面真的很能干。但在我加入Techstars以后,我决定自己来安排时间,我真的很高兴我当初做了这个决定。

因为这样我就很清楚自己每天在做什么、要见谁、为什么要这样做。我每周都要见很多人。虽然我的时间表被安排得非常满,但是却没有以前那么不堪重负,因为我会使用Appointment Slots来安排自己的事情。

自己安排行程、掌握时间让我变得更加高效,也让我过得更舒心了。我希望你也能通过这篇文章受益。

当然,我也很想听听你们关于提高效率的一些小技巧。你们是怎么制作日程表、管理时间的?使用了哪些小工具?欢迎大家在评论中互相分享。

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发布者: 微能创投加速器

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